Один из главных трендов тендерного рынка на сегодняшний день – это переход всех закупок в электронный формат. Причем задается этот вектор на правительственном уровне. Вполне естественно, что поставщики стремятся уйти от бумажной волокиты и автоматизировать процесс участия в тендерах, значительно облегчить управление закупками и тендерным отделом.

TRM в помощь
Здесь на помощь поставщикам может прийти, как неудивительно, CRM-система, знакомая практически каждому, кто ведет бизнес. Вот только заточена она должна быть непосредственно под тендерный рынок. При этом тендерная система должна учитывать все процессы, с которыми сталкивается поставщик, иметь самый объемный набор инструментов и функций.

Таким IT-решением, охватывающим все задачи компании-участника закупок, стала Tenders Relationship Management (TRM), разработанная ГК BiCo.
«Когда группа компаний BiCo 11 лет назад начинала свою деятельность, было сразу понятно: без современной системы управления внутренними процессами невозможно обойтись, – рассказал об идее создания TRM совладелец ГК BiCo Алексей Орищенко. – Попробовали несколько сторонних программных продуктов, в итоге решили, что нужно разработать систему непосредственно под наши нужды, под запросы именно тендерной компании. Мы четко понимали, какие задачи стоят перед нашими сотрудниками, как их нужно решать, как должен происходить процесс управления взаимоотношениями с клиентами. За те 11 лет, что мы занимаемся тендерами, рынок в этой сфере изменился колоссально. Произошли значительные перемены и в самой компании BiCo. Соответственно, менялась и наша CRM-система: мы дорабатывали ее, расширяли функционал с учетом реалий, с открытием новых филиалов BiCo, с увеличением штата и клиентской базы. Наш опыт работы в тендерной сфере и взаимодействия с различными клиентами подсказал нам, что особая система управления процессами участия в тендерах крайне необходима и самим компаниям, которые активно участвуют в закупках».

TRM особенно необходима тем организациям, которые имеют разветвленную структуру: несколько филиалов или подразделений. Сейчас работа тендерного отдела компании – это колоссальное число бумаг, записей, таблиц, схем, в которых легко запутаться даже самым опытным участникам рынка. Чаще всего постановка задач сотрудникам, напрямую связанным с процессом участия организации в закупках, происходит по почте или телефону, а информация и статистика хранятся в разрозненных «экселевских» файлах, ведение которых требует значительных затрат времени и сил. Некоторые компании даже нанимают в штат отдельного специалиста, который занимается всей этой бумажной волокитой. А это, опять же, затраты: только на этот раз финансовые.

Как выбрать?
При выборе тендерной CRM-системы компании-поставщику стоит, в первую очередь, обратить внимание на ее функционал. Система должна решать практически все проблемы поставщика на этапе участия в торгах. Так, TRM дает возможность не просто отслеживать статистику – система приходит на помощь поставщику еще на этапе подбора закупки для участия. Тендерная система предоставляет пользователю полную информацию о проводимых в России торгах, государственных и коммерческих заказчиках.

«Пользователь нашей системы получает тотальный контроль над процессом участия компании в тендерах, как на ладони видны любые действия подразделений и филиалов, – поясняет Алексей Орищенко. – Кроме того, у пользователя системы появляется доступ к огромной базе тендеров (более 55 млн). Инструменты аналитики позволяют видеть не только те тендеры, в которых вы участвуете, но и понимать, что компания гипотетически теряет, если не подаст вовремя заявку на участие в той или иной закупке. Для руководителя удобным инструментом контроля станет разноплановая статистика «одного окна», которая избавляет пользователя от большого количества рутинной работы».

При разработке TRM особое внимание уделено функционалу, который дает возможность контролировать работу с заявками и участиями. Например, таблица с заявками автоматически собирает данные как об активных, так и об архивных заявках, которые можно отфильтровать по отделам, сотрудникам и т.д.

Тендерная CRM-система также позволяет легко управлять процессом участия компании в тендерах и сотрудниками, сохранять всю историю событий, оперативно получать уведомления обо всех изменениях в TRM, вести коммуникации в режиме онлайн.

Итак, тендерная CRM-система – это не дань моде на технологии и гаджеты, это необходимый всеобъемлющий сервис, который позволяет решить множество управленческих задач, сделать процесс участия в торгах более прогнозируемым, простым и удобным, сэкономить время, сократить расходы, увеличить число побед, умножать тем самым прибыль.