Как автоматизация воронки продаж с использованием CRM и телефонии позволила нарастить ежегодную выручку в образовательной компании «ЦППК» на 30% и оптимизировать время работы сотрудников?

«Центр профессиональной подготовки кадров» — компания, которая с 2017 года предоставляет услуги дополнительного профессионального образования по всей России. Клиентами «ЦППК» являются такие компании, как «Газпром», «Лукойл», «Ростелеком», «Транснефть».

Компания предоставляет образовательные услуги, курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в очно-заочной форме с применением дистанционных технологий. Обучение проводится специалистами для юридических и физических лиц в двух сегментах: B2C и B2B. До 80% заказчиков —  частные лица, только 20% — заказы на корпоративное обучение.

Среди наиболее востребованных направлений — педагогика, нефтяная промышленность, нефтегазовая отрасль, строительство, проектирование. Ключевая особенность предоставляемых образовательных услуг — возможность контроля успеваемости сотрудников через личный кабинет, разработанный напрямую в компании. Также в личном кабинете открыта возможность проведения тестирования, экзаменации сотрудников, для слушателей доступны открытые лекции и видео.

Продажи образовательных услуг в компании «ЦППК» ведутся через заявки с сайта либо напрямую с входящих обращений по телефону компании. Компания работает на территории России, заявки и обращения также поступают с территории России.

Ключевые цифры о компании:

• Оборот за 2023 год — 45 млн рублей
• Потенциальный оборот за 2024 год — до 60 млн рублей
• Количество клиентов в базе — более 5 тыс. юридических лиц
• Количество учеников, прошедших курсы в «ЦППК» — более 30 тыс. человек

С какими проблемами столкнулась компания

Образовательная ниша является очень конкурентной, для развития бизнеса необходимо было серьезно рассмотреть вопрос автоматизации процессов продаж.

❌ Потеря лидов. На старте все продажи и базы велись в Excel. Постепенно количество обращений увеличивалось, в день приходило по 15–20 заявок, а затем и по 50. Их нужно было где-то приземлять и обрабатывать — чтобы не терять лиды и деньги. Обрабатывать клиентов вручную было невозможно, часть контактов просто терялась.

❌ Рост расходов на штат. Сперва компания решала вопрос привлечением дополнительных менеджеров в отдел продаж. Повышались расходы на содержание отдела и персонала, при этом качество обработки лидов не росло. 

❌ Отсутствие контроля. С ростом штата и базы росло и количество ошибок менеджеров. Ключевая проблема была в повторных продажах — невозможно было разобраться, кто из менеджеров вел клиента, какой у него был статус, какие до этого курсы уже проходили клиенты. Отдел продаж нуждался в инструменте контроля воронки и менеджеров. 

❌ Потеря выручки. Приняв решение по автоматизации базы, «ЦППК» попробовал модуль популярной CRM-системы со встроенной телефонией. Но руководителя не устроила техподдержка CRM, а менеджеров — телефония, которая работала с постоянными сбоями. 

Однажды телефония вообще отключилась на несколько дней, а поддержка не реагировала на запросы. При этом клиенты продолжали оставлять заявки, но связаться с ними было невозможно. Так «ЦППК» потерял несколько сотен тысяч рублей выручки. И это стало последней каплей. Руководство компании приняло решение сменить подрядчика. 

Как внедряли OkoCRM и «Телфин»

Как выбирали платформу

«Когда приняли решение сменить CRM-систему, изучили несколько систем. Обратились в OkoCRM, потому что, во-первых, компания была из Тюмени — как и мы. Во-вторых, нас привлекли приятные цены. В-третьих, очень порадовала оперативная техподдержка. Когда встал вопрос с телефонией, коллеги порекомендовали интеграцию с «Телфин», которой сами пользовались в своем бизнесе. Мы доверились этому решению и не прогадали», — комментирует Александра Кулемина, директор «ЦППК».

Внедрение системы OkoCRM заняло не более 20 дней: специалисты приехали в офис, провели настройку, интеграцию, перенесли данные компании в CRM. Также техподдержка OkoCRM была на связи и помогла легко адаптироваться к системе, менеджеры отвечали на вопросы заказчика, проводили понятные мастер-классы по работе с программой.

Параллельно с развертыванием CRM-системы велись внедрение и настройка сервисов телефонии. Заказчику были подключены номера (мобильные и 8800), а также настроены очереди звонков и маршрутизация.

Этапы внедрения

• До старта работ была организована встреча в офисе заказчика с интегратором из Тюмени. Интегратор разобрал бизнес-процессы клиента, собрал бриф и техническое задание на внедрение. Затем его согласовали, обсудили объем работ и началось внедрение.
• ​​В первую очередь было проведено внедрение базы и сделки, перенос всех данных из другой CRM. Тут же провели настройку автоматизации в воронке продаж, разработали несколько воронок под разные бизнес-процессы в продажах, автоматизировали задачи.
• Этап подключения интеграций и настройки процессов в воронке. Первой интеграцией был «Телфин», поскольку телефония является ключевым инструментом в работе отдела продаж. Также клиенту помогли составить скрипты.
• Дальше были подключены интеграции с мессенджерами и соцсетями, на сайте компании появился онлайн-чат. Все это является каналами коммуникации сегодня. 
• Затем была расширена база шаблонов: сообщений в мессенджерах, документов.
• Финально были разработаны регламенты для менеджеров, проведено обучение.

Задачи со звездочкой или особенности внедрения

Традиционно для образовательной сферы база клиентов постоянно менялась, росла, в принципе была довольно объемной. Одной из задач ИТ-подрядчиков было сделать качественный перенос базы и сохранить данные по всем клиентам.

В результате специалисты OkoCRM и «Телфин» смогли перенести данные, подключили сервисы, настроили телефонию, мессенджеры, онлайн-чат. Что особенно удобно — в результате сотрудники «ЦППК» смогли вести все коммуникации с клиентами в режиме «одного окна».

Решение, которое получили

Сегодня интеграцию OkoCRM и «Телфин» использует не только отдел продаж «ЦППК», но и проектные менеджеры. Для каждого департамента создается свой проект, в котором могут вести задачи сотрудники отделов. Руководитель каждого направления также может зайти и посмотреть, насколько эффективно выполняется задача. Благодаря интеграции CRM и телефонии «Телфин» процессы стали прозрачнее, появились еженедельные советы, где руководство компании «ЦППК» обсуждает планы, фиксирует запланированные задачи и их реализацию.

Подключенные сервисы:

• OkoCRM
• АТС «Телфин.Офис»
• Интеграция АТС с CRM 
• Мониторинг звонков
• Речевая аналитика
• 60+ виртуальных номеров РФ (городские и мобильные) и номер 8800
• Мобильная связь с функциями виртуальной АТС 
• Облачное хранилище на 50 Гб

Результаты

С 2019 года «ЦППК» использует связку телефонии «Телфин» и OkoCRM. Главное достижение интеграции сервисов — автоматизация воронки продаж и оптимизация рабочего времени сотрудников. 

Благодаря сервисам у компании появилась возможность визуализировать процесс продажи, управлять им и повысить его эффективность. OkoCRM помогла сократить цикл сделки и уменьшить количество ошибок менеджеров, а «Телфин» — выстроить грамотную коммуникацию с клиентами, разгрузить отдел продаж и найти узкие места в его работе.

✔️ Лиды перестали теряться. Сегодня пропущенные звонки автоматически фиксируются в OkoCRM, что позволяет сотрудникам «ЦППК» оперативно обрабатывать обращения клиентов, которые не дозвонились в центр — из-за разных часовых поясов или в выходной день. Благодаря интеграции OkoCRM и «Телфин» долю пропущенных звонков удалось сократить до 20%.

✔️ Выручка ежегодно растет на 25%. В первые годы работы комбинация «Телфин» и OkoCRM позволяла наращивать выручку на 200% от года к году. Сейчас рост не такой активный, но оборот компании продолжает увеличиваться, ожидаемый прирост в 2024 году — +25%.

✔️ Продажи ежегодно растут на 15%. Текущий объем входящих заявок — более 300 обращений в день. Но благодаря сервисам руководители «ЦППК» получили возможность видеть все продажи и управлять ими. Все сделки ведутся системно, нет звонков менеджеров с личных телефонов, контролируется качество, соблюдаются критерии звонков и скрипты диалогов. Это позволяет повышать продажи на 15% ежегодно с 2019 года, с момента внедрения интеграции OkoCRM и «Телфин».

✔️ Цикл сделки сократился на 40%. Для физических и юридических лиц в «ЦППК» были настроены отдельные воронки продаж, автоматизации и шаблоны сообщений. Весь процесс сделок по ученикам «ЦППК» оцифрован в CRM и ведется по воронкам продаж. Компания может видеть конверсию, понимать, над каким этапом нужно поработать. Это помогло на треть сократить цикл сделки, с 10 до 6 дней. На скорость работы менеджеров также влияет возможность звонить напрямую из CRM-системы без перехода в другие сервисы.

✔️ Конверсия выросла. Сейчас переход сделки из одного этапа воронки в следующий может доходить до 80%, ранее показатель не превышал 20%. Связка CRM и телефонии помогает находить «узкие» места и оперативно решать эти вопросы.

Конверсия в дозвон выросла за счет подключения более 60 виртуальных телефонных номеров разных регионов России, а также номера в коде 8800 для бесплатных звонков со всей территории страны. Теперь клиенты могут с первого раза дозвониться в компанию на многоканальную линию, чтобы получить подробную консультацию Центра.

✔️ Появился контроль. С помощью сервиса речевой аналитики в компании также был роботизирован процесс анализа звонков для оценки эффективности скриптов и составления портрета потенциального потребителя по разным направления и формам обучения. Дополнительно появилась возможность отслеживать целевые лиды, причины отказов от сделок. Теперь «ЦППК» использует расшифровки звонков еще и для обучения сотрудников.

В OkoCRM отображаются все заявки на обучение, все входящие звонки и запросы потенциальных клиентов. Руководитель «ЦППК» может контролировать процессы и видеть все этапы сделок. Можно зайти в каждую сделку, посмотреть договор, увидеть диалог менеджера с клиентом, послушать разговор, отследить просроченные задачи и т. д.

Благодаря записи разговоров руководство «ЦППК» может анализировать загрузку отдела продаж. Наглядно видна работа менеджеров, время активности, пропущенные вызовы

Ключевые выводы проекта

Автоматизация помогает учебному центру сократить рутину и наращивать бизнес-показатели.
Менеджеры допускают меньше ошибок — качество клиентского сервиса выросло, а результаты радуют руководство.
Связка сервисов CRM и IP-телефонии дает синергетический эффект, поскольку позволяет объединить в одном окне инструменты для роста продаж и коммуникационные возможности бизнеса.
Ретроспективный взгляд на ведение базы в Excel хорошо показывает разницу между текущей автоматизированной системой и предыдущим форматом работы.